ELABORAÇÃO E GESTÃO DE PROJETOS EDUCACIONAIS: TRABALHANDO COM PROJETOS – UNIDADE 1 (RECORTES DE TEXTOS)*

1 Introdução

Um projeto é um empreendimento com início e fim definidos, conduzido em função de objetivos claros, em função de um problema, oportunidade ou interesse de um grupo ou uma organização. Segundo o Dicionário Aurélio Projeto {Do lat. projectu, ‘lançado para diante’.}, consistindo em:

a. Ideia que se forma de executar ou realizar algo, no futuro; plano, intento, desígnio.

b. Empreendimento a ser realizado dentro de determinado esquema (P. ex.: Projetos Administrativos, Projetos Educacionais).

c. Redação ou esboço preparatório ou provisório de um texto (P. ex.: Projeto de Estatuto, Projeto de Tese).

d. Esboço ou risco de obra a se realizar.

e. Arquit. Plano geral de edificação.

2 Principais características

a. São atividades orientadas para a realização de objetivos específicos;

b. Têm uma duração finita, com um princípio e um fim bem definidos;

c. São atividades voltadas para a realização de algo único, exclusivo;

d. Os recursos disponíveis são limitados (pessoas, tempo, dinheiro etc.);

e. Apresentam dimensões de complexidade e incerteza (ou risco) em sua realização;

f. Surgem, em geral, em função de um problema, uma necessidade, um desafio ou uma oportunidade (de uma pessoa ou instituição).

3 Exemplos de Projetos

a. Projeto arquitetônico (arquitetura);

b. Projeto de lei (jurídico);

c. Projeto pedagógico (educação);

d. Projeto elétrico, hidráulico, mecânico, aeronáutico, naval etc. (engenharia);

e. Projeto de software (informática);

f. Projeto de marketing (administração)

g. Projeto de pesquisa (educação, ciência, tecnologia).

h. Projeto de tese (educação).

i. Projeto educacional (educação) etc.

4 Modelo de 5 fases: fase ecsuas atividades típicas

A gestão de projetos se desenvolve seguindo um ciclo de 5 fases: inicialização, planejamento, execução, controle e encerramento.

a. Inicialização - Desenvolvimento de visão geral do Projeto –

– Reconhecer que vale a pena efetuar um Projeto

– Identificar e definir o problema ou situação geradora

– Determinar o que o Projeto vai realizar

– Definir a abrangência do Projeto

b. Planejamento - Definição de objetivos, resultados esperados, recursos, estimativa de custos, prazos

– Refinar e detalhar o escopo do Projeto

– Listar as atividades e tarefas necessárias aos resultados desejados

– Sequenciar as atividades da maneira mais eficiente possível

– Definir um cronograma e atribuir recursos a cada atividade programada

c. Execução - Organização, coordenação e direção de equipes

– Organizar e coordenar equipes; atribuir tarefas

– Resolver conflitos e problemas

– Manter comunicação efetiva com os envolvidos no projeto

– Garantir o provimento de recursos para realizar o planejamento

d. Controle - Acompanhamento da execução do projeto

– Monitorar a execução e identificar desvios em relação ao plano

– Adotar ações corretivas para manter o curso planejado

– Re-escalonar as atividades do eto na medida do necessário

– Adequar recursos disponíveis e/ou abrangência do projeto

e. Encerramento - Avaliação dos resultados do projeto

– Verificar, analisar e avaliar os resultados alcançados

– Elaborar relatórios finais

– Disseminar os resultados alcançados

– Consolidar o aprendizado como projeto; formular novas propostas

*Textos compilados de: BRITO, Jorge Nei; SABARIZ, Antônio Luis Ribeiro. Elaboração e gestão de projetos educacionais. Curso de Especialização em Educação Empreendedora. São João del-Rei, MG: UFSJ, 2011. Páginas 9-16.

 ELABORAÇÃO E GESTÃO DE PROJETOS EDUCACIONAIS: ELABORANDO O PROJETO – UNIDADE 2 (RECORTES DE TEXTOS)*

1 Introdução

O escopo do projeto é formado por definição do problema, justificativa, objetivos, resultados esperados, e abrangência do projeto. O escopo do projeto fornece uma visão geral do projeto, informa do que se trata, por que e para que é proposto, o que se quer realizar, a quem se destina e que resultados se pretende alcançar.

2 Fatores que determinam o início do desenvolvimento de um projeto.

a. Novo produto - muitas vezes a empresa desenvolve produtos ou soluções totalmente novas cuja implantação é facilitada pela orientação por projeto.

b. Mudança organizacional - as mudanças organizacionais, reestruturações, fusões, incorporações podem e devem ser consideradas como projetos, para que os seus resultados possam ser avaliados à medida que sejam implementados e gerem bons frutos.

c. Produtos únicos - muitas organizações trabalham com produtos únicos, como eventos, softwares, aviões e grandes embarcações que exigem controle de prazos, recursos e qualidade, com objetivos rígidos, pouco flexíveis e previamente determinados.

d. Gestão estratégica da empresa-as organizações modernas percebem, cada vez mais, a importância de olharem para si como um grande portfólio de projetos. A implantação das suas estratégias comerciais, de produção, de produto devem ser consideradas como verdadeiros projetos.

e. Trabalhando com prazos e recursos limitados - nessas situações convém planejarmos as atividades nas quais este recurso estará envolvido, para que possa ser adequadamente distribuído e utilizado. Deve-se considerar a possibilidade de planejarmos nossos trabalhos como se fossem projetos, a fim de que possamos exercer um maior e melhor controle sobre o andamento de seus resultados.

f. Melhoria interna-as empresas estão cada vez mais orientadas para o aprimoramento contínuo dos processos produtivos e de apoio. Caracterizando-os como projetos, torna-se mais fácil administrá-los.

3 Situações geradoras que originam a criação de projeto na área educacional.

a. Ausência de contextualização e significado nos processos de ensino e aprendizagem no ambiente escolar.

b. Baixo aproveitamento dos alunos nos processos de ensino e aprendizagem nosprogramas de educação de jovens e adultos.

c. Carência de professores qualificados e capacitados nas áreas de ciências e suas tecnologias do ensino médio.

d. Aumento de várias formas de violência no ambiente escolar envolvendo professores e alunos.

e. Inadequação do material didático para o ensino de ciências e matemática na escola de nível fundamental.

f. Necessidade de introdução de novas tecnologias da informação e comunicação nos processos educativos escolares na educação básica.

g. Necessidade de desenvolvimento de novas competências para ensinar, por parte dos professores, frente às demandas das novas tecnologias.

h. Necessidade de capacitação de professores da educação básica no desenvolvimento e aplicação de metodologias ativas de aprendizagem.

i. Necessidade de incentivar e orientar professores no processo de sua própria formação continuada.

j. Necessidade de melhoria dos processos de gestão escolar.

k. Ausência de metodologias de aprendizagem que favoreçam a formação de competências no contexto da educação profissional.

l. Posição precária do Brasil na classificação internacional de exame de proficiência em ciência e matemática.

m. Existência de grande volume de informações nos meios de comunicação cultural e científica, potencializando o processo de ensino e aprendizagem de conceitos de ciência e tecnologia (oportunidade).

n. Oportunidade de utilização das tecnologias da informação e comunicação nos processos de gestão do conhecimento nas escolas.

*Textos compilados de: BRITO, Jorge Nei; SABARIZ, Antônio Luis Ribeiro. Elaboração e gestão de projetos educacionais. Curso de Especialização em Educação Empreendedora. São João del-Rei, MG: UFSJ, 2011. Páginas 21-28.

 ELABORAÇÃO E GESTÃO DE PROJETOS EDUCACIONAIS: O PLANO DE AÇÃO – UNIDADE 3, Parte 1 (RECORTES DE TEXTOS)*

1 Introdução

Um plano de ação pode indicar as atividades necessárias, quando devem ser executadas, por quem, quais recursos serão necessários, quanto custará e em que sequência serão executados no projeto, e, quanto mais bem elaborado for o escopo do projeto, mais fácil fica a elaboração do plano de ação.

O monitoramento e a avaliação de um projeto aumentam a eficiência e efetividade dos recursos financeiros, físicos e humanos, minimizando perdas e maximizando a obtenção dos resultados, e, um indicador de desempenho é uma medida que identifica impactos, resultados, saídas, processos e entradas de um projeto.

2 Responsabilidade unificada em um elemento

Significa que cada projeto deve ter um único elemento para o qual converge a responsabilidade pelo conjunto de atividades e sua integração. Este elemento é o Gerente do Projeto (ou Líder ou Coordenador) e, por meio dele, busca-se a responsabilização de todos pelos resultados parciais e resultado total do projeto. O Gerente do Projeto passa a ser o elemento centralizador das negociações e comunicações com o cliente e com o patrocinador do projeto, e entre estes e a equipe do projeto. Pela delegação, ele pode multiplicar o seu papel no interior do projeto.

3 Planejamento e controle unificados

O enfoque é que cada projeto deve ser planejado e controlado como um todo. Isso significa que uma visão do projeto deve contemplar e abranger todas as áreas funcionais envolvidas, ao longo de todo o projeto. Esse planejamento deve contar com a participação de especialistas que identifiquem as suas participações específicas no projeto e comecem a comprometer-se com os resultados parciais que conduzirão aos resultados globais - prazo, custo e especificação - do projeto.

4 Questões para o Plano de Ação

a. Quais atividades serão necessárias para alcançar os objetivos e resultados esperados?

b. Quando acontecerá cada atividade?

c. Quais serão os responsáveis por sua execução?

d. Quanto custará cada atividade?

e. Qual a melhor sequência para a realização das atividades?

f. Quais são as atividades críticas do projeto?

g. Quais os produtos que serão gerados com a realização das atividades?

h. Quais recursos serão necessários?

5 O planejamento como um processo

a. Planos de Ação são de natureza dinâmica e não estáticos: isso significa que todo plano pode (e, muitas vezes, deve) sofrer mudanças ao longo da execução do projeto. É para isso que serve a ação gerencial de controle.

b. Planejamento é um processo criativo. Atividades baseadas em projetos lidam com o desenvolvimento de processos, atividades e soluções novas. Por tal motivo, não se pode fazer uma previsão de tudo. Eventualmente, um novo conjunto de informações, durante o desenvolvimento do projeto, implica alterar decisões tomadas recentemente.

c. Para ser efetivo, o Plano de Ação deve ser usado, revisado e mantido atualizado constantemente. Isso parece óbvio, mas é raro encontrarmos equipes que se preocupam com revisões e atualizações constantes dos projetos que desenvolvem.

d. Planejar implica definir como, quando, onde e com que recursos algo pode ser feito através de um projeto. Trata-se de um exercício de previsão de tempo e recursos, e requer, muitas vezes, a elaboração de modelos de sistemas e processos para ajudar na concepção do caminho a ser percorrido com o desenvolvimento do projeto. Nesse contexto, torna-se útil a comparação com projetos semelhantes e a colaboração de especialistas. Cabe acrescentar ainda que o planejamento não é uma ciência exata. Se duas equipes diferentes são chamadas para elaborar um Plano de Ação para um mesmo projeto, podemos ter resultados bastante diferentes.

*Textos compilados de: BRITO, Jorge Nei; SABARIZ, Antônio Luis Ribeiro. Elaboração e gestão de projetos educacionais. Curso de Especialização em Educação Empreendedora. São João del-Rei, MG: UFSJ, 2011. Páginas 33-36.

 ELABORAÇÃO E GESTÃO DE PROJETOS EDUCACIONAIS: O PLANO DE AÇÃO – UNIDADE 3, Parte 2 (RECORTES DE TEXTOS)*

6 Etapas do processo de planejamento

a. Definição do escopo: o Plano de Ação tem por base a definição do escopo do projeto, constituído da definição do problema ou situação geradora, objetivos, justificativa, resultados esperados e abrangência do projeto. Essa definição é importante para futuras decisões durante a realização do projeto.

b. Definição de ações, atividades e tarefas: nesta etapa são identificadas e claramente especificadas todas as atividades e tarefas que deverão ser conduzidas e levadas a bom termo para que o projeto apresente os resultados esperados. As ações são desdobradas em atividades, e estas, em tarefas que são especificadas sob a forma de ”pacotes de trabalho”.

c. Planejamento de recursos: consiste na definição dos recursos (pessoas, equipamentos, materiais etc.) e o quanto de cada recurso será necessário para realizar as atividades previstas no projeto.

d. Sequenciamento de atividades: identificação das interdependências entre as diversas atividades e tarefas do projeto. Todas as atividades são listadas em sua sequência lógica, juntamente com as atividades que antecedem (devem ser executadas antes) e que sucedem (devem ser executadas depois). Quando não existem relações de precedência, duas ou mais atividades podem ser executadas de forma concorrente ou simultânea. Tais atividades ou ações devem ser também identificadas. Esse ponto será detalhado mais adiante neste capítulo.

e. Estimativa de duração das atividades: previsão de quanto tempo será gasto na execução de cada atividade do projeto, tomando-se como base experiências anteriores, projetos similares ou atividades afins já executadas pelas equipes envolvidas no projeto.

7 Estimativas de tempo - Fatores afetam o tempo de execução de uma tarefa

a. Nível de habilidade e treinamento da equipe para a tarefa específica.

b. Disponibilidade e desempenho de recursos tecnológicos.

c. Disponibilidade de materiais, suprimentos, equipamentos.

d. Ocorrência de eventos inesperados (problemas pessoais, acidentes, mudanças na equipe, mudanças no contexto social, econômico etc.).

Importante: é conveniente recorrer à experiência da equipe envolvida na execução de uma atividade ou, no caso de não existir a experiência prévia, obter dados a partir de quem já executou atividades similares. Outro recurso é a simulação, que envolve cálculos com diferentes conjuntos de probabilidades e possibilita obter uma estimativa média de duração para as atividades do projeto.

8 Rede de tarefas: algumas das funções.

a. Mostrar a sequência e relações entre todas as tarefas do projeto.

b. Identificar eventos no projeto que podem ser usados para acompanhamento e avaliação.

c. Identificar o caminho crítico (sequência de tarefas cujo atraso na execução provoca atraso na execução de todo o projeto).

d. Auxiliar no acompanhamento do cronograma.

d. Aumentar o nível de certeza quanto ao prazo de conclusão do projeto.

9 Estimativas de custos e recursos

a. Pessoas (coordenadores, equipes, técnicos, especialistas, consultores etc.);

b. Recursos financeiros (financiamentos, recursos da instituição etc.);

c. Equipamentos (em função do tipo e objetivos do projeto);

d. Instalações (infraestrutura, comunicação/ambiente de trabalho etc.);

e. Materiais e suprimentos (em função do tipo e objetivos do projeto);

f. Informação (bases de dados, documentos, arquivos etc.);

g. Tecnologia (recursos específicos em função do tipo de projeto).

10. Categorias dos recursos em um projeto

a. Material permanente (bens, equipamentos, instalações etc.);

b. Material de consumo (materiais, suprimentos etc.);

c. Serviços (consultorias, serviços especializados etc.)

Importante: Construindo a linha de tempo do Projeto, conhecido como cronograma, é um recurso que mostra quando cada atividade ou tarefa deve realizar-se ao longo do desenvolvimento do projeto.

*Textos compilados de: BRITO, Jorge Nei; SABARIZ, Antônio Luis Ribeiro. Elaboração e gestão de projetos educacionais. Curso de Especialização em Educação Empreendedora. São João del-Rei, MG: UFSJ, 2011. Páginas 36-43.

 ELABORAÇÃO E GESTÃO DE PROJETOS EDUCACIONAIS: CONTROLANDO, AVALIANDO E ENCERRANDO O PROJETO – UNIDADE 4 (RECORTES DE TEXTOS)*

1 introdução

Projetos podem ser monitorados através do plano de ação, com especificação de prazos, atividades e produtos e o controle de um projeto consiste na ação continuada de comparar o desempenho real do projeto com o desempenho planejado, aplicando-se medidas de correção adequadas, tendo em vista os objetivos e resultados propostos. O relatório final deverá contar uma breve história do projeto e uma avaliação final de desempenho em suas diversas instâncias.

2 O Controle do Projeto

É atingido quando é possível obter informações precisas sobre o seu andamento e quando - com base na análise dessas informações - é possível tomar ações que conduzam o projeto de volta aos seus objetivos de prazo, uso de recursos e especificações previamente estabelecidos.

3 o que é monitorar e avaliar um Projeto

a. Monitorar: acompanhar e verificar alguma coisa, especialmente dados obtidos por algum sistema de medição; acompanhar o comportamento de processos ou sistemas, visando a detectar desvios.

Monitoramento: É o acompanhamento contínuo e sistemático das atividades previstas, verificando se a execução do projeto está ocorrendo conforme o planejado; o monitoramento acompanha o trabalho que está sendo realizado (entradas + processos + saídas), com foco na eficiência do projeto. Ou seja, o monitoramento refere-se ao acompanhamento do trabalho realizado, o que inclui os recursos necessários para este trabalho (entradas) e seus respectivos produtos (saídas). Nesse caso, o monitoramento mede a eficiência do projeto e deve responder a perguntas do tipo: Tudo que foi planejado foi realizado? Executamos bem o que foi planejado?

b. Avaliar: determinar o valor de algo, fazer a apreciação, analisar, julgar, ponderar.

Avaliação: É a análise dos resultados obtidos através da realização das atividades do projeto, verificando em que medida os objetivos foram alcançados; a avaliação mede os resultados e impactos, com foco na eficácia (ou efetividade) do projeto. As ações de avaliação referem-se à análise dos resultados e impactos produzidos pelo projeto, verificando em que medida os objetivos foram alcançados. Nesse caso, a avaliação mede a eficácia do projeto e deve responder a perguntas do tipo: Chegamos aos resultados esperados? Chegamos aonde queríamos chegar? Se não, por quê? Observe que podemos avaliar também resultados intermediários ou parciais, e resultados finais de um projeto.

4 indicadores de desempenho

a. Escopo

– O projeto mantém o foco no problema ou situação geradora que deu origem a ele?

– O projeto está sendo conduzido na direção das finalidades para as quais foi inicialmente proposto?

– Há indícios claros de que o projeto está sendo encaminhado para a realização efetiva dos resultados esperados?

– Está havendo alterações na área de atuação e abrangência do projeto?

– Sua dimensão em termos de público-alvo está dentro dos limites inicialmente estabelecidos?

– Existem indícios de fatores externos (riscos, mudanças de contexto, eventos imprevistos etc.)

– Que demandam ajustes no escopo do projeto?

b. Desempenho

– Existem entradas do projeto (recursos financeiros, infraestrutura, suprimentos, materiais, informações, equipes etc.) com alguma dificuldade de se concretizar na execução do projeto?

– Os processos e produtos estão sendo realizados em conformidade com o planejado?

– Há problemas ou conflitos identificados, mas não resolvidos?

– Os trabalhos realizados apresentam nível de qualidade compatível com os resultados esperados do projeto?

– Os registros e relatórios de atividade e de progresso estão sendo realizados com frequência e utilidade requeridas para o acompanhamento e avaliação do projeto?

c. Tempo

– Os marcos importantes do projeto estão ocorrendo dentro do previsto?

– O andamento do projeto corresponde aos cronogramas originais?

– Considerando-se o desempenho do projeto até o momento, há necessidade de revisão dos cronogramas e prazos futuros?

– Há necessidade de procedimentos para agilizar ações, atividades ou tarefas que se encontram com atraso em relação aos cronogramas originais?

d. Custos

– Os recursos alocados para cada ação estão sendo suficientes?

– O cronograma de desembolso financeiro está sendo realizado conforme previsto?

Importante: As ações de avaliação são orientadas e conduzidas a partir dos indicadores de resultados e impactos, descritos no Plano de Monitoramento e Avaliação do projeto. O foco da avaliação está na aferição dos resultados efetivamente alcançados com a implementação do projeto.

5. O Relatório Final – o que é e o que compõem (tópicos)

É, ao mesmo tempo, uma breve história do projeto e uma avaliação final de desempenho em suas diversas instâncias. Para projetos de pequeno porte, esse relatório pode ser um documento de 2 ou 3 páginas. Já para um projeto de grande porte, o Relatório Final pode conter de 20 a 30 páginas ou mais, dependendo da quantidade de material anexado, como gráficos, tabelas, dados, quadros etc.

a. Visão geral do projeto (situação geradora, objetivos, resultados esperados, abrangência etc.).

b. Resumo das principais ações realizadas.

c. Análise dos resultados alcançados em comparação com os objetivos originais do projeto.

d. Análise do desempenho administrativo (gestão do projeto) e financeiro.

e. Análise do desempenho da(s) equipe(s) do projeto.

f. Questões, problemas ou conflitos encontrados e formas de solução.

g. Lições aprendidas e recomendações para futuros projetos.

h. Dados, tabelas, quadros, gráficos e informações anexas relativas aos itens apresentados no corpo do relatório.

*Textos compilados de: BRITO, Jorge Nei; SABARIZ, Antônio Luis Ribeiro. Elaboração e gestão de projetos educacionais. Curso de Especialização em Educação Empreendedora. São João del-Rei, MG: UFSJ, 2011. Páginas 47-56.