ELABORAÇÃO E GESTÃO DE PROJETOS EDUCACIONAIS: CONTROLANDO, AVALIANDO E ENCERRANDO O PROJETO – UNIDADE 4 (RECORTES DE TEXTOS)*

1 introdução

Projetos podem ser monitorados através do plano de ação, com especificação de prazos, atividades e produtos e o controle de um projeto consiste na ação continuada de comparar o desempenho real do projeto com o desempenho planejado, aplicando-se medidas de correção adequadas, tendo em vista os objetivos e resultados propostos. O relatório final deverá contar uma breve história do projeto e uma avaliação final de desempenho em suas diversas instâncias.

2 O Controle do Projeto

É atingido quando é possível obter informações precisas sobre o seu andamento e quando - com base na análise dessas informações - é possível tomar ações que conduzam o projeto de volta aos seus objetivos de prazo, uso de recursos e especificações previamente estabelecidos.

3 o que é monitorar e avaliar um Projeto

a. Monitorar: acompanhar e verificar alguma coisa, especialmente dados obtidos por algum sistema de medição; acompanhar o comportamento de processos ou sistemas, visando a detectar desvios.

Monitoramento: É o acompanhamento contínuo e sistemático das atividades previstas, verificando se a execução do projeto está ocorrendo conforme o planejado; o monitoramento acompanha o trabalho que está sendo realizado (entradas + processos + saídas), com foco na eficiência do projeto. Ou seja, o monitoramento refere-se ao acompanhamento do trabalho realizado, o que inclui os recursos necessários para este trabalho (entradas) e seus respectivos produtos (saídas). Nesse caso, o monitoramento mede a eficiência do projeto e deve responder a perguntas do tipo: Tudo que foi planejado foi realizado? Executamos bem o que foi planejado?

b. Avaliar: determinar o valor de algo, fazer a apreciação, analisar, julgar, ponderar.

Avaliação: É a análise dos resultados obtidos através da realização das atividades do projeto, verificando em que medida os objetivos foram alcançados; a avaliação mede os resultados e impactos, com foco na eficácia (ou efetividade) do projeto. As ações de avaliação referem-se à análise dos resultados e impactos produzidos pelo projeto, verificando em que medida os objetivos foram alcançados. Nesse caso, a avaliação mede a eficácia do projeto e deve responder a perguntas do tipo: Chegamos aos resultados esperados? Chegamos aonde queríamos chegar? Se não, por quê? Observe que podemos avaliar também resultados intermediários ou parciais, e resultados finais de um projeto.

4 indicadores de desempenho

a. Escopo

– O projeto mantém o foco no problema ou situação geradora que deu origem a ele?

– O projeto está sendo conduzido na direção das finalidades para as quais foi inicialmente proposto?

– Há indícios claros de que o projeto está sendo encaminhado para a realização efetiva dos resultados esperados?

– Está havendo alterações na área de atuação e abrangência do projeto?

– Sua dimensão em termos de público-alvo está dentro dos limites inicialmente estabelecidos?

– Existem indícios de fatores externos (riscos, mudanças de contexto, eventos imprevistos etc.)

– Que demandam ajustes no escopo do projeto?

b. Desempenho

– Existem entradas do projeto (recursos financeiros, infraestrutura, suprimentos, materiais, informações, equipes etc.) com alguma dificuldade de se concretizar na execução do projeto?

– Os processos e produtos estão sendo realizados em conformidade com o planejado?

– Há problemas ou conflitos identificados, mas não resolvidos?

– Os trabalhos realizados apresentam nível de qualidade compatível com os resultados esperados do projeto?

– Os registros e relatórios de atividade e de progresso estão sendo realizados com frequência e utilidade requeridas para o acompanhamento e avaliação do projeto?

c. Tempo

– Os marcos importantes do projeto estão ocorrendo dentro do previsto?

– O andamento do projeto corresponde aos cronogramas originais?

– Considerando-se o desempenho do projeto até o momento, há necessidade de revisão dos cronogramas e prazos futuros?

– Há necessidade de procedimentos para agilizar ações, atividades ou tarefas que se encontram com atraso em relação aos cronogramas originais?

d. Custos

– Os recursos alocados para cada ação estão sendo suficientes?

– O cronograma de desembolso financeiro está sendo realizado conforme previsto?

Importante: As ações de avaliação são orientadas e conduzidas a partir dos indicadores de resultados e impactos, descritos no Plano de Monitoramento e Avaliação do projeto. O foco da avaliação está na aferição dos resultados efetivamente alcançados com a implementação do projeto.

5. O Relatório Final – o que é e o que compõem (tópicos)

É, ao mesmo tempo, uma breve história do projeto e uma avaliação final de desempenho em suas diversas instâncias. Para projetos de pequeno porte, esse relatório pode ser um documento de 2 ou 3 páginas. Já para um projeto de grande porte, o Relatório Final pode conter de 20 a 30 páginas ou mais, dependendo da quantidade de material anexado, como gráficos, tabelas, dados, quadros etc.

a. Visão geral do projeto (situação geradora, objetivos, resultados esperados, abrangência etc.).

b. Resumo das principais ações realizadas.

c. Análise dos resultados alcançados em comparação com os objetivos originais do projeto.

d. Análise do desempenho administrativo (gestão do projeto) e financeiro.

e. Análise do desempenho da(s) equipe(s) do projeto.

f. Questões, problemas ou conflitos encontrados e formas de solução.

g. Lições aprendidas e recomendações para futuros projetos.

h. Dados, tabelas, quadros, gráficos e informações anexas relativas aos itens apresentados no corpo do relatório.

*Textos compilados de: BRITO, Jorge Nei; SABARIZ, Antônio Luis Ribeiro. Elaboração e gestão de projetos educacionais. Curso de Especialização em Educação Empreendedora. São João del-Rei, MG: UFSJ, 2011. Páginas 47-56.