ELABORAÇÃO E GESTÃO DE PROJETOS EDUCACIONAIS: O PLANO DE AÇÃO – UNIDADE 3, Parte 1 (RECORTES DE TEXTOS)*

1 Introdução

Um plano de ação pode indicar as atividades necessárias, quando devem ser executadas, por quem, quais recursos serão necessários, quanto custará e em que sequência serão executados no projeto, e, quanto mais bem elaborado for o escopo do projeto, mais fácil fica a elaboração do plano de ação.

O monitoramento e a avaliação de um projeto aumentam a eficiência e efetividade dos recursos financeiros, físicos e humanos, minimizando perdas e maximizando a obtenção dos resultados, e, um indicador de desempenho é uma medida que identifica impactos, resultados, saídas, processos e entradas de um projeto.

2 Responsabilidade unificada em um elemento

Significa que cada projeto deve ter um único elemento para o qual converge a responsabilidade pelo conjunto de atividades e sua integração. Este elemento é o Gerente do Projeto (ou Líder ou Coordenador) e, por meio dele, busca-se a responsabilização de todos pelos resultados parciais e resultado total do projeto. O Gerente do Projeto passa a ser o elemento centralizador das negociações e comunicações com o cliente e com o patrocinador do projeto, e entre estes e a equipe do projeto. Pela delegação, ele pode multiplicar o seu papel no interior do projeto.

3 Planejamento e controle unificados

O enfoque é que cada projeto deve ser planejado e controlado como um todo. Isso significa que uma visão do projeto deve contemplar e abranger todas as áreas funcionais envolvidas, ao longo de todo o projeto. Esse planejamento deve contar com a participação de especialistas que identifiquem as suas participações específicas no projeto e comecem a comprometer-se com os resultados parciais que conduzirão aos resultados globais - prazo, custo e especificação - do projeto.

4 Questões para o Plano de Ação

a. Quais atividades serão necessárias para alcançar os objetivos e resultados esperados?

b. Quando acontecerá cada atividade?

c. Quais serão os responsáveis por sua execução?

d. Quanto custará cada atividade?

e. Qual a melhor sequência para a realização das atividades?

f. Quais são as atividades críticas do projeto?

g. Quais os produtos que serão gerados com a realização das atividades?

h. Quais recursos serão necessários?

5 O planejamento como um processo

a. Planos de Ação são de natureza dinâmica e não estáticos: isso significa que todo plano pode (e, muitas vezes, deve) sofrer mudanças ao longo da execução do projeto. É para isso que serve a ação gerencial de controle.

b. Planejamento é um processo criativo. Atividades baseadas em projetos lidam com o desenvolvimento de processos, atividades e soluções novas. Por tal motivo, não se pode fazer uma previsão de tudo. Eventualmente, um novo conjunto de informações, durante o desenvolvimento do projeto, implica alterar decisões tomadas recentemente.

c. Para ser efetivo, o Plano de Ação deve ser usado, revisado e mantido atualizado constantemente. Isso parece óbvio, mas é raro encontrarmos equipes que se preocupam com revisões e atualizações constantes dos projetos que desenvolvem.

d. Planejar implica definir como, quando, onde e com que recursos algo pode ser feito através de um projeto. Trata-se de um exercício de previsão de tempo e recursos, e requer, muitas vezes, a elaboração de modelos de sistemas e processos para ajudar na concepção do caminho a ser percorrido com o desenvolvimento do projeto. Nesse contexto, torna-se útil a comparação com projetos semelhantes e a colaboração de especialistas. Cabe acrescentar ainda que o planejamento não é uma ciência exata. Se duas equipes diferentes são chamadas para elaborar um Plano de Ação para um mesmo projeto, podemos ter resultados bastante diferentes.

*Textos compilados de: BRITO, Jorge Nei; SABARIZ, Antônio Luis Ribeiro. Elaboração e gestão de projetos educacionais. Curso de Especialização em Educação Empreendedora. São João del-Rei, MG: UFSJ, 2011. Páginas 33-36.