Blog Espaço Temático: Saberes e Informações em Foco: março 2022

domingo, 6 de março de 2022

SISTEMAS DE GESTÃO (*)

1. Conceito

É um conjugado de práticas com determinado padrão que interagem entre si com o objetivo de gerir um negócio e produzir resultados positivos e não somente de caráter financeiro. (Fundação Nacional da Qualidade)

2. Objetivo

Prover as organizações de elementos e de um modelo que possa ser integrado a outros requisitos da gestão. Esse fator de integração é o ponto-chave na gestão da organização.

3. Impacto

Diferenças no preço e no produto até a satisfação do público interno em relação à melhoria de qualidade de vida e diminuição de riscos de acidentes de trabalho. Sem contar a reação positiva da comunidade em relação à diminuição dos prejuízos ao meio ambiente, causando um bem-estar coletivo na região da empresa.

4. Vantagens

a. Ajuda a empresa a obter um diferencial competitivo no mercado;

b. Facilita o fortalecimento da imagem da empresa perante seus diferentes públicos - tanto interno quanto externo;

c. Permite padronizar processos de acordo com padrões aceitos internacionalmente, buscando a excelência gerencial;

d. Contribui para uma melhoria no clima organizacional;

e. Possibilita a diminuição de danos ao meio ambiente;

f. Proporciona um ambiente corporativo melhor, com funcionários mais capacitados e mais seguros;

g. Permite mais transparência nos processos e redução de burocracia.

5. Exemplos de Indicadores

a. Qualidade: Pode-se medir o número de produtos com defeitos, a quantidade de matéria-prima desperdiçada no processo de produção, as reclamações do consumidor em relação ao padrão esperado do produto, as horas perdidas em razão de ter que parar a produção, etc.

b. Meio ambiente: É possível estabelecer métricas pela quantidade de consumo de água no processo de produção, a quantidade de resíduos gerados, os destinos que são dados a esses resíduos (podem ser encaminhados às empresas que se utilizam daquela matéria para produção de um novo produto), etc.

c. Saúde e Segurança: É importante medir o número de acidentes de trabalho, o número de faltas com e sem justificativa, o número de entrega de atestados médicos, campanhas em prol da saúde e da segurança, horas de treinamento oferecidas. Com a implantação de um sistema de gestão, a empresa pode atender às exigências de padrão de uma só vez. Como outros sistemas, há a necessidade de um aperfeiçoamento contínuo; por isso há um calendário de auditorias, normas e procedimentos a serem seguidos.

d. Responsabilidade Social: Os Indicadores de Responsabilidade Social Empresarial foram criados como uma ferramenta de aprendizado e avaliação da gestão da empresa no que se refere à incorporação das práticas de Responsabilidade Social Empresarial (RSE), ao planejamento de estratégias e de monitoramento do desempenho geral da empresa. Trata-se de um instrumento de autoavaliação e aprendizado de uso essencialmente interno.

* Material Compilado de: Prof. Adão Pereira Santos Junior. Curso Superior de Tecnologia em Segurança no Trabalho. Gestão Integrada em Qualidade, Meio Ambiente, Saúde e Segurança do Trabalho. São Luís: UEMANET, 2019.

MODELO DE GESTÃO: CICLO PDCA (*)

1. Conceito

Esse modelo, bastante utilizado em práticas de gestão, tem o objetivo de controlar e otimizar os processos colaborando com o alcance de metas e proporcionando mecanismos para uma melhoria contínua.

2. Passos do método PDCA

P – Plan (Planejar): 1) Identificação do problema; 2) Análise do problema; 3) Análise do processo; Plano de ação.

D – Do (Executar): 5) Execução.

C – Check (Verificar): 6 Verificação.

A – Action (Agir): 7) Ação; 8) Padronização.

3. Os termos do ciclo PDCA e seus significados

Planejamento (P) - consiste em: Estabelecer metas sobre os itens de controle; Estabelecer a maneira (o caminho, o método) para se atingir as metas propostas.

Execução (D) - Execução das tarefas exatamente como previsto no plano e coleta de dados para verificação do processo. Nesta etapa, é essencial o treinamento no trabalho decorrente da fase de planejamento.

Controle (C) - A partir dos dados coletados na execução, compara-se o resultado alcançado com a meta planejada, controlando o que foi feito através de documentos.

Atuação corretiva (A) - Esta é a etapa onde o usuário detectou desvios e atuará no sentido de fazer correções definitivas, avaliando o que foi feito e melhorando de tal modo que o problema nunca volte a ocorrer. Assim, o ciclo PDCA caracteriza-se por ser um processo de gestão de melhoria contínua.

4. ISO 9001 – Gestão da Qualidade

A ISO 9001 é uma certificação que pode ser aplicada a qualquer negócio que busque otimizar a forma como é gerida. Ela é a norma que certifica os Sistemas de Gestão da Qualidade e define os requisitos para a implantação do sistema. Este documento possui ferramentas de padronização, é um modelo seguro para a implantação da Gestão da Qualidade. O objetivo da norma é trazer confiança ao cliente de que os produtos e serviços da empresa serão criados de modo repetitivo e consistente, a fim de que adquira uma qualidade, de acordo com aquilo que foi definido pela empresa. Ela pode ser implementada em empresas de diferentes portes e setores, porém é possível observar impactos maiores nas organizações que têm preparo para aplicá-la em todas as áreas e não somente em determinado setor.

5. ISO 14001 – Sistema de Gestão Ambiental

Essa norma é internacionalmente reconhecida e está direcionada no sentido de estabelecer um Sistema de Gestão Ambiental (SGA) eficiente na organização. Seu principal objetivo é gerar o equilíbrio entre o alto desempenho da produção e a redução do impacto ambiental. É uma ferramenta criada para auxiliar empresas a identificar, priorizar e gerenciar seus riscos ambientais como parte de suas práticas usuais. A norma faz com que a empresa dê uma maior atenção às questões mais relevantes de seu negócio. A ISO 14001 exige que as empresas se comprometam com a prevenção da poluição e com melhorias contínuas, como parte do ciclo normal de gestão empresarial.

6. OHSAS 18001 – Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional

Para complementar as especificações já citadas, há o Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional (SGSSO) que busca promover um ambiente de trabalho mais seguro aos funcionários, além de prezar pela saúde e bem-estar deles. Nesse sistema, há uma estrutura que permite identificar e controlar os riscos que afetam a saúde e a segurança do trabalhador, reduzindo o índice de acidentes, proporcionando ambientes mais agradáveis, que contribuem para o bem-estar e, por fim, potencializando a performance dos trabalhadores e da produção.

7. SA 8000 – Responsabilidade Social

Responsabilidade social é quando as empresas decidem, voluntariamente, contribuir para uma sociedade mais justa e para um ambiente mais limpo. O conceito de responsabilidade social pode ser compreendido em dois níveis: o nível interno relaciona-se com os trabalhadores e a todas as partes afetadas pela empresa e que podem influenciar no alcance de seus resultados. O nível externo são as consequências das ações de uma organização sobre o meio ambiente, os seus parceiros de negócio e o meio em que estão inseridos. A responsabilidade social implica a noção de que uma empresa não tem apenas o objetivo de fazer lucro e, além de trazer benefício financeiro às pessoas que trabalham na empresa, também deve contribuir socialmente para o seu meio envolvente. Desta forma, a responsabilidade social muitas vezes envolve medidas que trazem cultura e boas condições para a sociedade.

FASES DE PLANEJAMENTO E EXECUÇÃO DE UMA AUDITORIA (*)

1. Pesquisa de fontes de informação

A equipe deve reunir a maior quantidade possível de informações sobre a entidade a ser auditada e seu ambiente de informática (plataforma de hardware, sistemas operacionais, tipo de processamento, metodologia de desenvolvimento, principais sistemas, etc.). As principais fontes de informação são relatórios de auditorias anteriores, bases de dados, documentos ou páginas da entidade na Internet, visitas, etc.

2. Definindo Campo, Âmbito e Subáreas

O período depende do âmbito (grau de profundidade das verificações) e das subáreas de sistemas escolhidas pela equipe.

São determinadas também a amplitude e a exaustão dos processos de auditoria, incluindo uma limitação racional dos trabalhos a serem executados.

A área de verificação delimita de modo muito preciso os temas da auditoria e, em função do objeto a ser fiscalizado e da natureza da auditoria, pode ser subdividida em subáreas.

3. Metodologias

a. Entrevistas: Entrevistas de apresentação; Entrevistas de coleta de dados; Entrevistas de discussão das deficiências encontradas; e, Entrevistas de encerramento.

b. Uso de Técnicas ou Ferramentas de Apoio: Técnicas para análise de dados; Técnicas para verificação de Controles de Sistemas; e, Outras ferramentas: editores de texto, planilhas eletrônicas, bancos de dados e softwares para apresentação.

4. Execução

Ao longo da execução da auditoria, a equipe deve reunir evidências confiáveis, relevantes e úteis para a consecução dos objetivos da auditoria. As evidências podem ser divididas em quatro tipos: Evidência física; Evidência documentária; Evidência fornecida pelo auditado; e, Evidência analítica.

Uma evidência considerada incompatível com auditoria em execução pode servir como indicativo para outra auditoria. A manutenção dos papéis de trabalho é essencial tanto para a elaboração do relatório da auditoria em questão, como para o planejamento de futuras auditorias.

5. Relatório

O auditor apresenta seus achados e conclusões na forma de um relatório, o qual inclui fatos sobre a entidade auditada, comprovações, conclusões e, eventualmente, recomendações e/ou determinações.

A linguagem utilizada no relatório deve ser clara, objetiva e simples, evitando-se o uso de termos técnicos e siglas. Se o uso desses termos e siglas forem necessários, então o relatório deve conter um glossário ou explanações ao longo do texto. A estrutura deve ser bem organizada e abranger todas as informações relevantes para análise pela chefia ou entidade que solicitou a realização da auditoria.

Dependendo do motivo que levou à sua realização, o relatório pode ser encaminhado à diretoria da organização, ao organismo que financia a entidade auditada ou ao organismo responsável pelo controle e auditoria geral da entidade.

SISTEMAS DE GESTÃO INTEGRADA – SGI (*)

1. Conceito

É um fator multiplicador da capacidade empresarial em produzir com melhor qualidade, menores custos e incrementar a inovação tecnológica. Assim, o SGI atende às necessidades organizacionais, uma vez que, na luta incessante pela sobrevivência, as empresas estão se desgastando para se adequarem às novas filosofias e tendências, desperdiçando esforços que podem ser economizados (abrange: qualidade, meio ambiente, saúde, segurança e responsabilidade social).

2. Estrutura da implantação do SGI na organização

a. Missão: estar em consonância com seus valores e ciente da sua responsabilidade perante a sociedade, estar comprometida em estabelecer parcerias com seus clientes e produtores para superar as expectativas de seus públicos com profissionalismo e qualidade, consolidando-se como uma excelente opção no mercado de fumo;

b. Visão: ser reconhecida pela excelência na prática de seus negócios e de seu produto, através do comprometimento e dedicação de sua equipe e da integridade de suas ações junto aos clientes, produtores e à comunidade, garantindo, dessa forma, seu crescimento e desenvolvimento;

c. Valores: ética, tecnologia, espírito de equipe, respeito à legislação, qualificação de seu pessoal, respeito ao meio ambiente, incentivo à agricultura, saúde e bem-estar, segurança e disciplina.

3. Etapas e atividades do processo de implantação do SGI

a. Tire uma foto atual do negócio: levante e analise todos os processos e procedimentos nas diversas áreas existentes na sua empresa. O foco é padronizá-los e formalizá-los em processos escritos afim de poderem ser utilizados por colaboradores de diversos setores em diferentes momentos. Aqui, preza-se também pela gestão do conhecimento;

b. Divulgue os novos passos: a política da empresa deve estar alinhada aos padrões SGI;

c. Prepare seus aliados: é importante que a equipe esteja sensibilizada e engajada com o novo processo;

d. Atue como facilitador das mudanças: contribua na identificação e solução de problemas das outras áreas, facilitando a mudança de comportamentos no dia a dia da empresa;

e. Acompanhe as auditorias: esteja atento às recomendações feitas nas áreas auditadas e acompanhe as ações que devem ser adotadas para corrigir erros apontados;

f. Avalie sempre: perceba as mudanças que estão sendo feitas, dê feedbacks aos envolvidos, oriente aqueles que ainda estão com processos que precisam ser melhorados.

4. Estrutura para estrutura SIG

Segundo Castro (1997), aplicando-se conceitos de eficácia aos Sistema de Gestão de Garantia da Qualidade (SGQ), Sistema de Gestão Ambiental (SGA) e Sistema de Gestão de Saúde e Segurança no Trabalho (SST), pode-se estabelecer um paralelo entre estes.

Para tanto, a organização deve ser eficaz ao estabelecer critérios que considerem as partes interessadas, legislações aplicáveis e outros fatores que estejam relacionados com os fundamentos do sistema de gestão.

Assim, deve-se ter em conta que o primeiro ponto em comum entre estes está na própria concepção dos sistemas de gestão: o SGQ está voltado aos aspectos da qualidade dos produtos e serviços fornecidos aos seus clientes; o SGA refere-se aos aspectos ambientais das atividades, produtos e serviços de uma organização; e o SST volta-se aos aspectos de saúde e de segurança das atividades, produtos e serviços de uma organização.

AUDITORIA (*)

1. Definição

Atividade formal e documentada, executada por pessoal habilitado e que não tenha responsabilidade direta na execução dos serviços em avaliação, para verificar a eficácia do sistema da qualidade implantado, através de evidências objetivas (QUALITY PROGRESS, 1997).

2. Objetivo

Presta-se à avaliação do grau de eficiência do sistema da gestão integrada da qualidade, meio ambiente, saúde e segurança no trabalho. Seus resultados são utilizados com os objetivos de retroalimentação de sistemas, difusão e aperfeiçoamento do sistema, entre outros.

3. Aspectos fundamentais

a. Se a concepção do sistema está adequada aos requisitos; por exemplo, falta de roteiros de trabalho (exigidos pelas normas);

b. Se o sistema está implantado da forma como foi concebido;

c. O resultado da auditoria, apontando uma não conformidade, tende a provocar uma reação de resolução por parte dos envolvidos, de forma mais abrangente e rápida;

d. O simples anúncio de que a auditoria será realizada é positivo, pois desperta a preocupação em resolver os assuntos-problema que estavam esquecidos ou que não eram prioritários;

e. A auditoria também provoca a difusão do próprio sistema de gestão integrada entre os funcionários;

f. Identificar as necessidades de treinamento de pessoal. As auditorias detalham este fato, contribuindo para aprimorar o programa de treinamento.

4. Cronograma

As auditorias internas são realizadas semestralmente, mas poderão ocorrer a qualquer tempo, por deliberação do Comitê do SGI. Nessas auditorias, são emitidos relatórios dos desvios encontrados, os quais servem para as devidas correções. Normalmente, as primeiras auditorias realizadas indicarão necessidades de ajustes nos procedimentos do SGI. As auditorias externas são realizadas semestralmente, por auditores do órgão certificador BVQI (Bureau Veritas Quality International), que verifica a eficácia do sistema.

Vale lembrar que todos os membros da equipe de auditoria de sistemas devem ter certo conhecimento da área e experiência prática anterior, tendo trabalhado em centros de processamento de dados, de desenvolvimento de sistemas, de pesquisa aplicada ou para fornecedores de hardware, software ou serviços de consultoria na área de Informática.

5. Tipos de auditorias

a. Internas: As auditorias internas são realizadas de modo a verificar a adequação do sistema aos requisitos das normas. Existe um programa semestral de auditoria interna que contempla todas as áreas envolvidas no sistema, levando em consideração a importância ambiental, saúde e segurança, qualidade e responsabilidade social. Os resultados das auditorias internas são compilados pelo Gerente de Gestão para serem discutidos durante as reuniões de análise de safra.

b. Externas: análise crítica do sistema, as auditorias internas e a verificação da eficácia das ações propostas, o Órgão Certificador Credenciado/BVQI deve ser contratado para a prestação do serviço de certificação. Na pré-auditoria, as não conformidades devem ser identificadas, possibilitando a solidificação do sistema.